Des achats qui résistent à tout examen.
Les équipes de conformité ont besoin que les achats soient auditables, régis par des politiques et traçables, de la demande initiale jusqu'au paiement final. Pivot génère automatiquement une piste d'audit, applique les politiques au moment de la décision et intègre l'évaluation des risques fournisseurs au cœur du processus, plutôt que comme une réflexion après coup.
La solution privilégiée par les équipes financières et de conformité des entreprises les plus ambitieuses au monde.
Les achats sans structure sont un risque pour la conformité.
Lorsque les achats se font en dehors d'un processus structuré, le dossier de conformité est inexistant. Les audits deviennent des projets de reconstruction et les réponses aux questions élémentaires prennent plus de temps que nécessaire.
Absence de piste d'audit des approbations
Lorsque les achats sont approuvés par e-mail ou via Slack, il n'existe aucun enregistrement structuré de qui a autorisé quoi et pourquoi. La piste d'audit doit être reconstituée manuellement à la demande, et elle n'est jamais complète.
Politique existante mais non appliquée
Les politiques de dépenses sont documentées, mais sans système pour les appliquer au moment de la décision, la conformité repose sur la mémoire des collaborateurs. Ce qui, en pratique, n'est jamais systématique.
Évaluation des risques fournisseurs trop tardive
Lorsque l'intégration des fournisseurs s'effectue en dehors d'un flux de travail structuré, les contrôles de conformité et de sécurité interviennent une fois la relation établie. À ce stade, il est déjà trop tard pour exiger des changements.
La conformité intégrée au flux de travail, et non vérifiée après coup.
Politique appliquée dès la soumission, risque fournisseur examiné lors de l'intégration et chaque action horodatée par défaut.
Prêt pour l'audit par défaut, sans effort supplémentaire.
Lorsque chaque action est enregistrée et chaque approbation traçable, la conformité cesse d'être un projet de préparation pour devenir le résultat naturel d'une opération d'achat bien gérée.
Ce que les équipes de conformité gagnent quand les achats sont structurés.
Chaque approbation est enregistrée. Chaque risque fournisseur est examiné lors de l'intégration. Chaque facture est vérifiée par rapport à son contrat. Chaque exception à la politique est traçable. Tout cela par défaut, sans effort manuel avant chaque audit.
Piste d'audit complète
Risque fournisseur
Politique appliquée
3-5
%
L'agent le plus utilisé par la conformité.
L'approbateur automatique évalue chaque étape d'approbation selon vos règles définies et consigne son raisonnement pour chaque décision. Description cohérente, taxonomie correcte, respect du budget, conformité des achats. Environ 60 % des étapes routinières sont validées automatiquement, avec un historique d'audit complet pour chacune. Les exceptions sont toujours transmises à un humain, et chaque processus reste traçable.
La conformité aide à définir les exigences. Les autres équipes orientent la décision.
La plateforme qui répond aux exigences de conformité doit également être adaptée aux besoins des achats, de la finance et de l'informatique. Voici comment chaque équipe perçoit une même décision.
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Pour le service juridique
Elles ont besoin que les contrats soient suivis, que les conditions des fournisseurs soient examinées et que la surfacturation soit détectée par Sentinel avant le paiement. La piste d'audit requise par la conformité est la même que celle sur laquelle s'appuie le service juridique.