Politique de confidentialité

Chez Pivot, la protection de vos données personnelles est une priorité.
Lorsque vous utilisez le site https://www.pivotapp.ai (le « Site ») et dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec nos clients, nous sommes amenés à collecter des données personnelles vous concernant.
La présente politique a pour but de vous informer sur la manière dont nous traitons ces données, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ensemble la « Réglementation Applicable »).

2. Quelles données collectons-nous ?

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Les données personnelles sont des données permettant d'identifier une personne physique, soit directement, soit par recoupement avec d'autres données.
Nous collectons des données personnelles dans les catégories suivantes :

1. Qui est le responsable du traitement ?

Nous collectons des données personnelles dans les catégories suivantes : Données d'identification (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
Données relatives à votre vie professionnelle (nom de l'entreprise, CV, poste/fonction, URL LinkedIn) ;
Données issues des enregistrements des appels téléphoniques entre vous et notre service client (contenu des appels, dates) ;
Toute information que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre demande de contact.

Lorsque vous naviguez sur notre Site ou dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec nos clients, le responsable du traitement est Pivot, SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 953146446, dont le siège social est situé au 144 Avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine (« Nous »).
En revanche, lorsque nos clients utilisent nos services, nous collectons et traitons des données personnelles pour leur compte et en leur nom. Nos clients sont donc responsables du traitement des données conformément à l'article 4 du RGPD. Nous agissons en tant que sous-traitant, en qualité de prestataire de services.

Les données obligatoires sont signalées au moment de leur collecte, quel que soit le moyen utilisé.

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3. Comment collectons-nous les données ?

Nous avons collecté vos données personnelles :

Soit parce que vous nous les avez fournies directement (par exemple en remplissant un formulaire de demande ou de contact sur notre Site) ;
Ou parce que nous les avons collectées indirectement via des outils, des partenaires ou des prestataires de services.

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4. Sur quelles bases juridiques, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

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Objectifs

Base juridique

Titre

Répondre à vos demandes d'information

Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes

Les données sont conservées pendant une période de 3 ans à compter de la date de votre dernier contact.

Constituer un fichier de clients et de prospects

Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité

Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Pour nos clients : Réaliser les opérations relatives à la gestion de nos clients concernant les contrats, commandes, devis, factures, et assurer le suivi de la relation contractuelle avec nos clients.

Exécution du contrat que vous ou votre entreprise avez conclu avec Nous

Vos données personnelles seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.   

Si le contrat est conclu par voie électronique, les données relatives à votre contrat ainsi que les éléments relatifs à la signature du contrat seront conservés pendant 10 ans à compter de la conclusion du contrat.  

Par ailleurs, vos données sont archivées à des fins probatoires pour une durée de 5 ans.

Amélioration de nos services

Notre intérêt légitime à améliorer nos services

Les enregistrements des appels téléphoniques sont conservés pendant 6 mois à compter de la date de collecte.  

Les documents d'analyse du contenu des appels téléphoniques sont conservés pendant 6 mois à compter de la date de l'enregistrement.

Gérer vos retours sur nos produits, services ou contenus

Notre intérêt légitime à recueillir vos avis sur nos produits, services ou contenus

2 ans à compter de la publication de l'avis

Envoyer des newsletters, des sollicitations et des messages promotionnels par e-mail

Notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et à informer nos clients et prospects de nos dernières actualités

Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de la date de votre dernier contact avec nous.

Effectuer, si nécessaire, de la prospection téléphonique

Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité

Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de la date de votre dernier contact.

Traitement des candidatures et gestion des entretiens (présélection des candidats, prise de contact pour évaluer l'adéquation du candidat au poste, finalisation du processus de recrutement).

Exécution de mesures précontractuelles

Vos données seront conservées dans une base active pendant toute la durée du processus de recrutement, jusqu'à ce que la décision d'embauche soit prise.  

Si votre candidature est rejetée, vos données peuvent être conservées pendant 3 mois après la fin du processus de recrutement, afin que nous puissions vous fournir des explications sur les raisons du rejet de votre candidature.  

Vos données peuvent être conservées dans une archive intermédiaire à des fins de preuve pendant 5 ans à compter de la date de la décision d'embauche.

Mise en place d'une CVthèque

Votre consentement

Les données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact avec la personne concernée.

Gestion des demandes d'exercice de droits

Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes et à en assurer le suivi

Si nous vous demandons une preuve d'identité, nous ne la conservons que le temps nécessaire à la vérification de votre identité. Une fois la vérification effectuée, la preuve d'identité est supprimée.  

Si vous exercez votre droit d'opposition à recevoir de la prospection : nous conservons ces informations pendant 3 ans.  

Les informations permettant la gestion de vos demandes d'exercice de droits conformément au RGPD seront conservées pendant 3 ans à compter de la date de la demande.

5. Qui recevra vos données ?

Nous aurons accès à vos données personnelles :

Notre personnel ;
Nos sous-traitants : hébergeur, prestataire d'envoi de newsletters, prestataire de services de messagerie électronique, outil d'enrichissement de base de données ;
Le cas échéant : organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.

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6. Vos données sont-elles susceptibles d'être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée du traitement sur les serveurs de Webflow, situés dans l'Union européenne.
Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir l'article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données peuvent être transférées en dehors de l'Union européenne. Le transfert de vos données dans ce contexte est sécurisé à l'aide des outils suivants :

ou si les données sont transférées vers un pays ayant fait l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, conformément à l'article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD ;
ou si les données sont transférées vers un pays dont le niveau de protection des données n'a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas, ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l'article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, incluant notamment la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, l'application de règles d'entreprise contraignantes ou le recours à un mécanisme de certification approuvé.
ou si les données sont transférées sur la base de l'une des garanties appropriées décrites au chapitre V du RGPD.

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7. Quels sont vos droits concernant vos données ?

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit à l'information : c'est précisément pour cette raison que nous avons élaboré cette politique. Ce droit est prévu aux articles 13 et 14 du RGPD.
Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder à tout moment à l'ensemble de vos données personnelles, conformément à l'article 15 du RGPD.
Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment des données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes, conformément à l'article 16 du RGPD.
Droit à la limitation : vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l'article 18 du RGPD.
Droit à l'effacement : vous avez le droit d'exiger l'effacement de vos données personnelles et d'interdire toute collecte future, conformément aux motifs énoncés à l'article 17 du RGPD.
Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l'article 77 du RGPD.
Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l'article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Droit à la portabilité : sous certaines conditions précisées à l'article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d'exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
Droit d'opposition : conformément à l'article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Veuillez toutefois noter que nous pourrions continuer à les traiter malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou pour la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrions vous demander de fournir des informations ou des documents complémentaires pour prouver votre identité.

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8. Quels cookies utilisons-nous ?

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies, veuillez consulter notre Politique de cookies.

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9. Nous contacter pour exercer vos droits

E-mail de contact : contact@pivotapp.ai
Adresse de contact : 144 Avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

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10. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment, notamment afin de nous conformer à toute évolution réglementaire, légale, éditoriale ou technique. Ces modifications s'appliqueront à compter de la date d'entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous informerons de toute modification importante apportée à cette politique de confidentialité.
Date d'entrée en vigueur : 02/10/2023