Comment convaincre votre directeur financier d'adopter les achats

Vous êtes l'évangéliste des achats au sein de votre entreprise. Votre mission ? Convaincre votre directeur financier que, lorsqu'ils sont bien gérés, les achats ne servent pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à créer de la valeur. La plupart des directeurs financiers s'endorment chaque soir avec trois préoccupations majeures : les chiffres, les risques et le contrôle. Dans cet article, nous allons voir comment parler leur langage pour les rallier à votre cause (et peut-être même interpréter leurs rêves). Car si vous ne présentez pas les achats sous le bon angle, votre directeur financier risque de n'y voir qu'une simple ligne budgétaire. Et nous savons tous ce qu'il advient de celles-ci…

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1.Nous ne sommes plus au Kansas, Toto

Vous souvenez-vous de l'époque où les achats consistaient uniquement à presser les fournisseurs pour obtenir le moindre centime d'économie ? Cette décennie où les entreprises étaient si obsédées par la réduction des coûts qu'elles auraient pu en écrire des livres ?

Eh bien, cette époque est révolue.

Qu'en est-il aujourd'hui ? Inflation, consolidation du marché, droits de douane. Des fournisseurs qui ont usé de toutes les astuces possibles pour protéger leurs marges. Pendant ce temps, les entreprises restent bloquées sur des tactiques obsolètes qui ne fonctionnent plus. Si « mieux acheter » est toujours votre mantra, nous avons une nouvelle pour vous : 2012 a appelé, ils veulent récupérer leur stratégie.

Car voici ce que 2025 vous réserve :

• Des économies en baisse : Une poussée inflationniste signifie que vos efforts de réduction des coûts vous permettent tout juste de maintenir la tête hors de l'eau, sans pour autant vous donner un avantage concurrentiel.
• Tout s'accélère : Qu'en est-il de vos processus de validation des achats ? Sont-ils rapides ? Le temps que vous vous adaptiez, la donne a probablement déjà changé.
• Une urgence après l'autre : Votre équipe doit être à la fois stratège et experte en technologie. Au lieu de cela, vous êtes épuisés à gérer les problèmes du quotidien dans l'urgence.

Tout cela a créé un problème d'image pour la fonction achats. Dans de nombreuses entreprises aujourd'hui, elle est perçue comme une simple fonction administrative, un centre de coûts qui ralentit les achats et avec lequel personne ne veut traiter.

Pourtant, bien menés, les achats devraient être une stratégie financière déguisée. Chaque contrat fournisseur, chaque remise négociée, chaque décision d'achat peut agir comme un levier financier influençant la trésorerie, la rentabilité et les risques.

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2.Bienvenue dans le dilemme du directeur financier : tant de casquettes, si peu de temps

La liste des tâches quotidiennes du directeur financier l'oblige à changer de casquette selon le rôle qu'il doit endosser :

• Le maître des paiements : s'assurer que les factures ne se perdent pas dans la nature et que les paiements sont effectués à temps.
• Le gardien du budget : s'assurer que chaque équipe respecte le budget qu'elle s'est engagée à suivre.
• Le maître de la trésorerie : veiller à ce que l'activité perdure, les salaires soient versés et la direction soit satisfaite.
• L'expert en prospective financière : garantir la cohérence de la comptabilité passée tout en planifiant l'avenir.

Pour un directeur financier, la réussite se résume à des chiffres concrets : flux de trésorerie, retour sur investissement, EBITDA, et bien plus encore. Il mène une lutte constante pour obtenir contrôle, clarté et liquidités. Lorsque les systèmes, les processus ou les collaborateurs font défaut, c'est à lui de réparer les dégâts, tout en devant s'assurer que le moteur financier de l'entreprise tourne à plein régime.

Et en cas d'erreur, voici un aperçu de ce qui empêche votre directeur financier de dormir à 2 heures du matin :

• Dépenses incontrôlées : visibilité et contrôle limités sur les engagements de dépenses et les factures impayées.
• La chasse aux paiements : un jeu de devinettes permanent pour savoir qui a payé quoi et pourquoi.
• Problèmes d'intégrité des données : une lutte acharnée pour maintenir des données ERP propres, précises et fiables.
• Fluidité sans lourdeur : trouver le juste équilibre entre un processus de commande intelligent et une bureaucratie étouffante.
• Chaos administratif : des heures perdues lors de la clôture financière, dues à une faible adoption par les utilisateurs et à des processus inefficaces nécessitant une collecte manuelle d'informations.

Bien gérés, les achats peuvent faire disparaître tous ces problèmes en éliminant les dépenses non structurées, en maintenant chaque achat dans des limites prédéfinies et en garantissant le respect des accords fournisseurs. En résumé, cela permet de restaurer… le contrôle. Et s'il y a bien une chose que les directeurs financiers ne supportent pas, c'est de perdre le contrôle.

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3. Pourquoi les achats sont synonymes de contrôle (et pourquoi les directeurs financiers en raffolent)

Les achats non structurés sont un gouffre financier où l'argent s'évapore, les contrats se perdent et les achats de dernière minute font exploser les budgets. Une gestion structurée des achats permet de résoudre tout cela. Fini les trous noirs budgétaires où les dépenses s'égarent et les mauvais contrats fournisseurs qui coûtent trop cher. Tout cela signifie la fin des urgences financières de dernière minute à la fin de chaque trimestre.

En repensant les achats comme une fonction stratégique, vous pouvez libérer de la valeur pour l'entreprise :

• Cessez de colmater les brèches. Les solutions temporaires ne suffisent plus.
• Bâtissez une stratégie. Voyez grand, agissez intelligemment et tirez parti des bons outils et des bons talents.
• Menez le changement. Votre équipe peut devenir le moteur des économies, de l'innovation et de la réduction des risques.

Si votre feuille de route numérique n'est qu'une simple liste d'outils, vous faites fausse route. La clé est d'anticiper, de penser stratégiquement, puis de procéder à rebours :

• Commencez par une vision d'ensemble. Cessez de vous focaliser sur les économies et voyez plus grand. Où votre entreprise doit-elle se situer dans 3 à 5 ans ?
• Identifiez les lacunes. Obtenez la visibilité nécessaire pour savoir réellement ce qui se passe (et comment agir). Qu'est-ce qui freine votre processus d'approvisionnement ?
• Choisissez des technologies qui résolvent de vrais problèmes. Adoptez l'agilité, mais ne courez pas après les gadgets : visez l'impact.

Et voici le point crucial : n'essayez pas de tout mettre en œuvre en même temps. Procédez par étapes, testez ce qui fonctionne et ajustez au fur et à mesure.

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4. Apprenez à parler leur langage (en plus du vôtre)

N'oubliez pas : les directeurs financiers et les dirigeants se soucient peu du jargon des achats ; ce qui compte pour eux, ce sont les résultats. Pour les convaincre, voici les stratégies à adopter :

• Assurez l'essentiel. Maîtrisez les économies de coûts, rationalisez les processus et veillez à la satisfaction des parties prenantes.
• Ciblez des victoires rapides. Choisissez quelques opportunités majeures, réussissez-les brillamment et créez des ambassadeurs internes qui valoriseront votre travail.
• Montrez-leur les bénéfices. Liez chaque initiative directement aux résultats financiers.

Convaincre votre directeur financier (et votre équipe) d'adopter une nouvelle approche des achats ne doit pas être un combat. Les directeurs financiers ne valident pas des investissements à l'instinct. Ils veulent des données. Montrez-leur donc les chiffres. Si vous positionnez les achats correctement, ils ne seront plus perçus comme un centre de coûts, mais comme un levier de protection des profits.

Parlez leur langage : Ne parlez pas de bons de commande. Parlez de risques, de contrôle et de prévisibilité financière.

Simplifiez tout : Rendez le plan extrêmement simple à mettre en œuvre, afin que les équipes financières perçoivent une valeur immédiate, sans transitions longues et pénibles.

Misez sur des victoires rapides : Aucun directeur financier ne souhaite valider un plan de déploiement sur deux ans. Commencez petit. Automatisez les approbations, consolidez vos fournisseurs et réduisez les dépenses sauvages.

Alignez-le sur les objectifs commerciaux : Les achats peuvent avoir un impact positif sur la croissance, les opérations et la rentabilité. Mettez donc en avant les effets à long terme d'une réduction des coûts, d'une meilleure prévision financière et d'une exposition aux risques limitée, autant d'éléments qui peuvent être mesurés.

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5. Conclusion : Il est temps d'y croire

Soyons réalistes : si vous ne croyez pas en l'impact des achats, votre directeur financier n'y croira pas non plus. Il ne s'agit pas de dépenser moins, mais de dépenser mieux. Et une fonction achats structurée ne se contente pas d'éviter le chaos financier : elle transforme les équipes financières en leaders stratégiques.

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Prêt à tourner la page sur une nouvelle année de dépassements budgétaires, de dépenses imprévues et de contrats fournisseurs complexes ? Si vous cherchez plutôt à mettre en place un processus d'achat rationalisé et prévisible qui soutient réellement la croissance, nous serions ravis de vous aider.

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